قراردادهاي عمومي:

 امروزه به همت وجود برنامه هاي نرم افزاري تايپ نامه از ساختار و انسجام بسيار خوبي برخوردار است. اما با همه توجهي كه در برنامه نويسي رايانه اي به ويژه در نرم افزار Word لحاظ شده است برخي موارد به بسط ارتباط با مخاطب كمك خواهد كرد به ويژه آنكه ساختار نامه هاي اداري را نيز يكدست              مي نمايد. لذا پيشنهاد مي شود موارد زير در نامه نگاري رعايت شود:

1ـ كليه نامه هاي اداري ـ‌ حتي آنها كه به ظاهر مهم نيستند ـ يك رونوشت داشته باشد و بايگاني شود.

2ـ كليه نامه هاي اداري بر روي سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست هاي اداري در كاغذهاي بدون سربرگ غير عرف است.

3ـ در نامه هايي كه ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاري مي شود. در آخرين خط صفحه نخست نيز براي اطلاع مخاطب از ادامه نامه بايد علامت % را به كار برد.

4ـ حروف چين (تايپيست) در پايان نامه علامت رمز (بهتر است يك شماره و حرف اول نام خانوادگي) خود را در پايان نامه ذكر كند. اين كار دسترسي بعدي به فايل نامه و حرف چين را آسان مي كند.

5ـ بهتر است در پايان نامه، نويسنده ابتدا نام حقيقي خود و پس از آن نام حقوقي را بياورد و امضاء نمايد. به عنوان مثال:   محمد رضا آرمان     مدير دبستان حقيقت

6ـ در حاشيه سمت راست مي توان پيامهايي نظير تبليغ برنامه اي خاص يا حديث از بزرگان دين متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت. 7ـ در حروف چيني توجه شود كه چنانچه نامه اي نياز به حاشيه نويسي (پاراف) داشت، جاي مناسب براي آن وجود داشته باشد. بنابراين نويسنده بايد توجه كند نامه هايي كه تقريباً طولاني است در كاغذ A4 نگاشته شود.

8ـ در تمامي سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشاني دقيق پستي، پايگاه اينترنتي، شماره تلفن و ايميل اداره مربوطه ذكر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشاني پستي بود، حروف چين مي تواند آن را در انتهاي نامه به فاصله نيم سانت از پايين كاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تايپ كند.

9ـ اگر نامه هاي اداري با مضامين محرمانه باشد بايد در فايل رايانه اي با كد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زير خط دار و خط ايتاليك درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد كه نامه مذكور بدون هيچ واسطه اي به دست مخاطب برسد، نوشته شود          «محرمانه مستقيم». اين عمل بر روي پاكت نامه نيز انجام گيرد.

10ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال مي شود: 1ـ جهت اطلاع؛ 2ـ اقدام. بنابراين در نگارش           نامه ها، اگر براي درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت مي شود، اگر چنانچه جنبه امري داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت مي شود.

محتوا: نامه هاي اداري عمدتاً به دو گونه درخواستي و امري تقسيم مي شود:

الف) نامه هاي درخواستي:

1ـ سرآغاز نامه هاي درخواستي به شكل زير پسنديده تر است:

ـ با سلام و احترام، به استحضار مي رساند: ـ سلام عليكم  به استحضار عالي مي رساند: ـ با سلام و نهايت احترام، به عرض مي رساند:

نامه هاي درخواستي عموماً براي مقام بالا دست نگاشته مي شود، به ويژه آنكه شناسه فاعلي جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغيير مي يابد كه قصد نويسنده نامه احترام و ارزشگذاري به مقام مخاطب مي شود. به عنوان مثال:

رياست محترم جمهوري اسلامي ايران  با سلام و احترام، به استحضار عالي مي رساند: مردم شريف و زحمتكش گيلان ............. لذا از آن مقام منيع تقاضا دارد نسبت به بخشودگي سود اقساط كشاورزي، دستور اقدام لازم را عنايت فرمايند.

2ـ در نامه هاي درخواستي از به كار بردن كلمات احساسي و در عين حال زياده گويي اجتناب شود، كلمات و جملات كليدي مي تواند با كلمات ايتاليك يا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال يابد.

3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زير شايسته است:

ـ لذا تقاضا مي شود ـ متمني است دستور فرمايند ـ لذا مقتضي است عنايت فرمايند تا ...

ب) نامه هاي امري:

1ـ نامه هاي امري در خطاب به افراد همپايه يا همكاران تابع از شيوه هاي معمول در نامه هاي درخواستي پيروي نمي كند، بنابراين شناسه هاي فاعلي به همان شكل سوم شخص طرح مي شود.

2ـ سرآغاز نامه هاي امري به شكل زير پسنديده تر است:

ـ با سلام، به اطلاع مي رساند: ـ با سلام و احترام، همانگونه كه مطلع هستيد ... ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه ...

3ـ در بخش ارايه دستور براي انجام كار يا اطلاع رساني به افراد همپايه يا همكاران تابع، از جملات زير بهره مي گيريم:

ـ خواهشمندم دستور فرماييد ـ لطفاً ترتيبي اتخاذ فرماييد ـ لطفاً دستور فرماييد ـ استدعا دارم عنايت فرماييد

در خطاب به كاركنان مجموعه مديريتي خود پس از ذكر امر يا دستور انجام كاري، موارد زير رايج است:

ـ بنابراين شايسته است اقدام لازم را در اين زمينه مبذول داريد. ـ لذا مقتضي است نسبت به رعايت موارد مذكور عنايت بيشتري داشته باشيد. ـ شايسته است موارد مذكور در تمامي امور به اجرا درآيد. ـ بنابراين لازم است از اين پس توجه بيشتري به رعايت موارد مذكور داشته باشيد.

ادامه دارد ...