برای نامه نگاری پيش از آنکه به نوشتن اقدام شود بايد به چند نکته توجه داشت : - ابتدا يکبار آنچه را که می خواهيم ، در ذهن مرور کنيم . - دايره لغات مورد استفاده را گسترش دهيم و ايجاز در سخن را فراموش نکنيم ( کم گوی و گزيده گوی چون در )

ساختار  نامه  : نامه نگاری پيش از آنکه ساختار تعريف شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمينه نويسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری ديگر بنا به سنت يا تمايل مجموعه اداری از ساختار ويژه ای استفاده می کند . در اين مقاله سعی شده تا به شيوه های رايج و پر کاربرد ساختار نامه نويسی اشاره شود .

الف) عنوان نامه عنوان نامه يا مخاطب نامه می تواند شخصيت حقيقی يا حقيقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه  بايد به چند نکته توجه داشت : 1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصيت حقيقی فرد، سپس شخصيت دقيق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال : جناب آقای دکتر ... رئيس محترم ... 2- چنانچه به هر دليل از ذکر شخصيت حقيقی افراد خودداری می کنيم به شيوه های زير از شخصيت های حقوقی نام می بريم : - رئيس محترم سازمان  ،  بهتر است بنويسيم   رياست محترم سازمان -  مدير کل محترم  ،  بهتر است بنويسيم  مديريت کل محترم  - مدير محترم   ،  بهتر است بنويسيم   مديريت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بين عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال برای سازمان  بهتر است بنويسيم   رياست نه اينکه مدير محترم سازمان برای اداره کل  بهتر است بنويسيم   مدير کل نه اينکه رئيس اداره کل برای اداره   بهتر است بنويسيم  رئيس اداره نه اينکه رئيس محترم اداره

نکته : در برخی اداره ها ، به ويژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زير می آورند :

از : به : موضوع : اين روش گرچه مزايايی مثل صرفه جويی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پيروی می کند به ويژه اينکه اگر موضوع در خواستی يا اطلاع رسانی شما با توضيحات همراه باشد بايد بنويسيد ((در زير آمده است )). اين روش همانگونه که گفته شد ،  در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

حاشيه نامه تمامی نامه های اداری يک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسياری از اسناد قديمی ملاحظه می شود لبه ها به دليل تماس زياد دست يا برخورد با کاغذ های ديگر دچار خوردگی می شود .  به همين دليل معمولی ترين فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پيش نويس ، رعايت می گردد . بهتر است فاصله حاشيه نامه به به صورت زير باشد  . 1- فاصله از بالا    4 سانتيمتر 2- فاصله از پايين 3  سانتيمتر 3- فاصله از راست 4  سانتيمتر 4- فاصله از چپ 2  سانتيمتر نکته : اولين خط نامه با کمی فاصله نوشته می شود يعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتيمتر باشد ، فاصله نخستين خط نامه 4/5سانتيمتر خواهد بود .

( ادامه دارد )